Kantor Manajemen Proyek Memberikan Hasil Pemasaran yang Lebih Baik – Banyak orang percaya ketelitian dan disiplin manajemen proyek bercampur dengan sifat kreatif pemasaran seperti minyak dan air. Meskipun perlu beberapa waktu untuk membiasakan diri, begitu rutinitas ditetapkan, hubungan tersebut tidak hanya berhasil, tetapi efektivitas pemasaran benar-benar meningkat. Semakin banyak saluran pemasaran: TV, radio, media cetak dan digital, dan semakin besar frekuensi penyegaran kreatif, semakin besar manfaatnya. Dalam pemasaran, media, dan periklanan, pendekatan pemotong kue untuk manajemen proyek tidak akan berhasil. Harus ada cara yang lebih baik!
Perusahaan sering menerapkan Program atau Project Management Office (PMO) untuk mengelola proyek besar, kompleks, atau mahal. Perbedaan antara Kantor Manajemen Proyek dan Program akan ditinggalkan untuk diskusi lain. Anggaran pemasaran dalam beberapa kasus mewakili porsi yang signifikan dari keseluruhan anggaran operasional perusahaan. Jika dilihat secara holistik, proyek pemasaran berpotensi memerlukan koordinasi yang kompleks antara beberapa agensi dan lintas saluran. Oleh karena itu, pemasaran adalah kandidat logis untuk PMO. Sayangnya, departemen pemasaran sering melihat kekakuan penuh dari pendekatan yang ditentukan oleh Project Management Institute (PMI) terlalu terstruktur untuk mendukung proses kreatif. Selain itu, banyak organisasi pemasaran percaya bahwa proses PMI memerlukan terlalu banyak biaya tambahan untuk ketangkasan yang diperlukan agar dapat beradaptasi dengan cepat ke pasar. Solusinya adalah dengan menggunakan pendekatan yang menyeimbangkan kekakuan dan fleksibilitas sambil tetap memberikan visibilitas status yang diperlukan dan kontrol proyek pemasaran hanya dengan menggunakan komponen nilai tertinggi dari proses PMI.
PMI adalah organisasi pelatihan dan sertifikasi manajemen proyek besar. Profesional Manajemen Proyek PMI (PMP) hanya satu sertifikasi yang tersedia untuk manajer proyek dan merupakan bentuk akreditasi yang dikenal dan diterima secara luas. Jumlah manajer proyek bersertifikat PMI memengaruhi sebagian besar Program atau Kantor Manajemen Proyek (PMO) untuk mengikuti pendekatan yang ditetapkan PMI. Kesamaan yang dipupuk oleh PMI menghasilkan template dan proses dokumentasi yang sangat mirip terlepas dari departemen atau industri. Sementara kesamaan ini menyederhanakan masalah kepegawaian dan pelatihan, cocok untuk proyek teknologi informasi misalnya, itu tidak menetapkan fleksibilitas yang dibutuhkan organisasi pemasaran dan periklanan. Sertifikasi PMI hanyalah salah satu indikator kompetensi manajemen proyek dalam diri seseorang. Manajer proyek pemasaran akan membutuhkan lebih dari keterampilan manajemen proyek untuk berhasil mengelola proyek pemasaran atau membentuk PM pemasaran. Manajer proyek harus gesit dalam mengelola beberapa aliran kerja dalam lingkungan yang serba cepat, di mana kekuatan pasar dapat dan sering mendikte perubahan arah yang tiba-tiba. Pendekatan manajemen proyek tidak dapat memperlambat proses pemasaran.
Membangun PMO dalam organisasi pemasaran menghadirkan serangkaian tantangan khusus yang membutuhkan pendekatan kreatif. Keberhasilan PMO membutuhkan pemahaman mendalam tentang prinsip-prinsip manajemen proyek. Pengalaman untuk mencapai keseimbangan antara metode manajemen proyek yang ditentukan dan menghindari gangguan pengembangan kreatif sangat penting. Pendekatan yang tepat untuk membangun PMO pemasaran menambah nilai dengan:
· Menyediakan proses yang cukup untuk mempertahankan visibilitas finansial dan status kepada kepemimpinan organisasi melalui Chief Marketing Officer (CMO) dan di atasnya
· Menetapkan proses komunikasi untuk meningkatkan koordinasi pesan merek di seluruh saluran pemasaran untuk pemasaran berdampak konsisten yang memotivasi klien dan konsumen untuk membeli barang dan jasa
· Fleksibilitas untuk beradaptasi dengan tujuan khusus dan kebutuhan pasar klien kami, serta secara konsisten memberikan layanan yang luar biasa
Saya telah menemukan bahwa penggunaan pendekatan PMO yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus departemen pemasaran menawarkan nilai lebih dari poin-poin yang tercantum di atas. Ini akan berbeda menurut organisasi tetapi sering kali mencakup yang berikut:
· Meningkatkan kepercayaan manajemen senior terhadap solusi. Sponsor proyek dan pembuat keputusan harus percaya bahwa arahan kreatif itu sehat dan didukung dengan baik sebelum mereka dapat menerimanya. Terlepas dari pendekatan kreatif yang spesifik, manajemen senior akan memiliki kepercayaan diri yang lebih tinggi ketika manajer merek dan pemangku kepentingan utama lainnya semuanya telah berkontribusi pada pertimbangan komprehensif atas isu-isu yang terlibat dalam proses seleksi.
· Menyelaraskan Stakeholder. Dengan membangun koordinasi berbagai aktivitas dan menyediakan forum bagi semua pemangku kepentingan untuk berkontribusi, mereka akan diberi tahu tentang arah saat ide berubah menjadi konten pemasaran, konten pemasaran, dan eksekusi dalam pasar yang efektif.
· Meningkatkan efisiensi. Menyebarkan materi pemasaran biasanya membutuhkan upaya yang signifikan. Ada acara terencana yang perlu ditangani seperti konferensi penjualan, peluncuran produk baru, acara olahraga, konser, dll. Yang membutuhkan materi tersedia pada waktu tertentu. PMO menyediakan perencanaan untuk mengaktifkan material dengan kualitas tertinggi tanpa inefisiensi dan kualitas yang lebih rendah dari perebutan menit terakhir. Saya telah menghadapi situasi di mana peluang penting untuk terhubung dengan konsumen terlewatkan, atau bertemu dengan konten yang tidak bersemangat – semua karena penyimpangan dalam proses perencanaan.
· Meningkatkan kinerja Pemasaran. Saya telah menyaksikan situasi di mana setelah PMO didirikan, tim pemasaran mampu membalikkan penjualan yang menurun dan menghasilkan pertumbuhan yang signifikan dengan meningkatkan komunikasi lintas saluran dan konsistensi penyampaian pesan yang berorientasi pada konsumen.
Ketika semua departemen Anda dalam grup pemasaran merek Anda bekerja menuju tujuan bersama dengan jadwal yang terkoordinasi, Anda akan tahu bahwa PMO Anda berfungsi. Anda akan dapat menampilkan merek Anda secara konsisten di seluruh saluran, dan upaya pemasaran Anda akan meningkatkan penjualan.